La facturacion electronica en linea (FEL) es el regimen de facturacion vigente en Guatemala, administrado por la Superintendencia de Administracion Tributaria (SAT). Si tenes un negocio en Guatemala, entender como funciona FEL no es opcional: es un requisito legal que afecta directamente tus operaciones diarias.
En esta guia te explicamos todo lo que necesitas saber: desde los conceptos basicos hasta como automatizar la emision de facturas con tu sistema punto de venta.
Que es la Facturacion Electronica en Linea (FEL)
FEL es el sistema mediante el cual los contribuyentes emiten sus documentos tributarios de forma electronica. A diferencia del antiguo regimen de facturas en papel o el sistema FACE, FEL requiere que cada documento sea certificado digitalmente en tiempo real por un certificador autorizado antes de entregarlo al cliente.
El resultado es un Documento Tributario Electronico (DTE) que tiene validez legal, esta firmado digitalmente y queda registrado automaticamente en los sistemas de la SAT. Esto reduce la evasion fiscal, simplifica la contabilidad y elimina la necesidad de imprimir facturas en papel especial.
Quienes estan obligados a usar FEL
Desde el 2022, todos los contribuyentes en Guatemala estan obligados a emitir sus facturas a traves del regimen FEL. Esto incluye pequenios negocios, restaurantes, tiendas, profesionales independientes, empresas medianas y grandes corporaciones. No importa el tamano de tu negocio ni el regimen tributario al que pertenezcas: si emitis facturas, deben ser electronicas.
Los unicos exceptuados son los contribuyentes bajo el regimen de pequenio contribuyente que aun no han sido incorporados por la SAT, aunque este grupo se reduce cada anio.
Como funciona el proceso de facturacion FEL
El flujo de una factura electronica involucra tres actores principales: el emisor (tu negocio), el certificador autorizado y la SAT.
- 1Emisor genera el DTE: Tu sistema POS crea el documento con los datos de la venta (NIT del cliente, items, montos, impuestos) en formato XML.
- 2Certificador valida y firma: El XML se envia al certificador autorizado (como Digifact, Infile o G4S), quien valida la estructura, firma digitalmente el documento y le asigna un numero de autorizacion unico.
- 3SAT recibe y registra: El certificador envia el DTE firmado a la SAT, donde queda registrado. El emisor recibe la confirmacion y puede entregar la factura al cliente.
Todo este proceso ocurre en segundos cuando tu POS esta correctamente integrado. El cliente recibe su factura impresa o por correo electronico de forma inmediata.
Que necesitas para emitir facturas FEL
Para empezar a facturar electronicamente necesitas tres cosas fundamentales:
- NIT activo y actualizado: Tu Numero de Identificacion Tributaria debe estar vigente en la SAT con tus datos actuales.
- Contrato con un certificador autorizado: Empresas como Digifact, Infile o G4S estan autorizadas por la SAT para certificar tus documentos. Cada certificador tiene sus tarifas y planes.
- Sistema emisor (POS o software): Necesitas un sistema que genere el XML del DTE y lo envie al certificador. Puede ser tu POS, un sistema contable o incluso el portal gratuito de la SAT (aunque este ultimo no es practico para negocios con volumen).
Tipos de Documentos Tributarios Electronicos (DTE)
No solo existen facturas. El regimen FEL contempla varios tipos de documentos que debes conocer:
| Documento | Uso |
|---|---|
| Factura (FACT) | Ventas regulares a clientes |
| Factura Cambiaria (FCAM) | Ventas al credito |
| Nota de Credito (NCRE) | Anulaciones o devoluciones |
| Nota de Debito (NDEB) | Cargos adicionales |
| Factura Especial (FESP) | Compras a proveedores sin factura |
| Recibo (RECI) | Donaciones y operaciones exentas |
Para restaurantes, los documentos mas comunes son la Factura (FACT) para ventas normales y la Nota de Credito (NCRE) para anulaciones o devoluciones.
Errores comunes al facturar con FEL
Estos son los problemas que vemos con mas frecuencia en restaurantes y negocios:
- NIT del cliente incorrecto: Si digitas mal el NIT, la factura se emite pero el cliente no puede usarla para sus deducciones. Siempre verifica el NIT antes de emitir.
- No emitir factura a consumidor final (CF): Aunque el cliente no pida factura, estas obligado a emitir una a nombre de Consumidor Final. Muchos negocios omiten este paso y se exponen a multas.
- Anular incorrectamente: Para anular una factura FEL debes emitir una Nota de Credito referenciando el DTE original. No se puede simplemente borrar o ignorar una factura emitida.
- Depender de internet sin plan B: Si tu internet falla y no tenes un sistema con modo offline, no podes facturar. Esto puede generar problemas legales y perdida de ventas.
Como Ventamatic automatiza la facturacion FEL
Ventamatic esta integrado nativamente con Digifact para que cada venta genere automaticamente su factura electronica. No necesitas intervenir manualmente: al cerrar una cuenta o cobrar un pedido, el sistema crea el XML, lo envia al certificador, recibe la autorizacion y genera la representacion grafica para imprimir o enviar por correo.
Ademas, Ventamatic incluye validacion de NIT en tiempo real, emision automatica a Consumidor Final, generacion de Notas de Credito con un par de toques y un modo offline que almacena las ventas para facturarlas en cuanto se restablezca la conexion. Todo el historial de DTEs queda disponible en la nube para consulta, reimpresion y reportes contables.
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